Beberapa peralatan dan perlengkapan untuk membuat penanganan surat berlangsung optimal

 1. Baki surat ( tray )

Alat ini berguna sebagai tempat dari berkas yang ada, selain itu dapat berguna untuk berbagai jenis berkas menurut keperluannya.

2. Buku agenda surat masuk

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

3.Buku agenda surat keluar

Buku agenda ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem buku agenda.

4. Kartu kendali

Peralatan ini harus disediakan jika pengurusan surat menggunakan sistem kartu kendali.

5. Secretaries Desk file

Kumpulan map dengan kode, jenis klasifikasi pekerjaan sesuai dengan kelompok berkas yang ditangani.

6.Alat Tulis

Contoh alat tulis antaralain, pulpen,pensil, penggaris, kertas, catatan,stapler, dan penjepit kertas.

7.Kertas dengan kop surat atau kertas polos dan amplop berbagai ukuran.

8.Alat Pembuka Surat

Depat berupa alat manual seperti pisau, gunting atau yang elektrik dengan mesin pemuka surat.

9.Stempel

Stempel tanggal terima dan stempel perusahaan.

10.buku ekspedisi yaitu buku yang digunakan sebagai pengantar  surat dan  terdapat tanda terima surat jika surat tersebut telah diterima.

11.Lembar Disposisi

Lembar isi ini untuk mencatat instruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain. Lembar ini digunakan pada pola sentralisasi. Pada pola disentralisasi,disposisi langsung pada suratnya.